Gestione Aree di Sosta

Sono fornitori tutti coloro che, a vario titolo, forniscono beni, servizi, prestazioni e risorse necessari alla realizzazione delle attività e all’erogazione dei servizi dell’offerta Tmp, quindi anche gli attori del mercato finanziario. La ricerca dei fornitori è sempre improntata alla ricerca della qualità ed economicità e al riconoscimento di pari opportunità per ogni fornitore. L’obiettivo strategico è quello di realizzare azioni di partnership strategiche per realizzare virtuosi percorsi di creazione di valore per il cliente finale e per tutti gli attori della costellazione. In questa logica i criteri di selezione e qualificazione dei fornitori sono improntati alla correttezza e all'equità. I parametri di valutazione sono di tipo tecnico, economico e finanziario. L’accettazione sottoscritta del presente Codice da parte del fornitore rappresenta uno dei criteri di selezione e diviene parte integrante del rapporto contrattuale. Anche le comunicazioni con i fornitori dovranno essere:

Tmp evita ogni forma illecita di pagamento a fornitori o loro rappresentanti, in caso di omaggi per festività gli stessi non possono superare il valore unitario di € 50,00 e comunque non sono intesi a ottenere speciali condizioni di favore. Parimenti respinge benefici e/o regali di importo unitario superiore a € 50,00 dei fornitori intesi a ottenere condizioni di favore.

Le risorse umane rappresentano un elemento centrale nel sistema di offerta della Tmp, il personale è infatti Fattore Critico di Successo, sia per il ruolo che il personale ha nelle attività di Back office per garantire la qualità dei servizi offerti, sia per il ruolo che ha nel contatto e nella interlocuzione con gli utenti e gli altri portatori di interessi. In questa logica, i rapporti con le risorse umane sono fondati sulla lealtà e sulla fiducia reciproca. Pertanto, la gestione dei rapporti di lavoro e di collaborazione si ispira al rispetto dei diritti dei lavoratori e alla piena valorizzazione del loro apporto nell’ottica di favorirne lo sviluppo e la crescita professionale. La ricerca e selezione del personale è effettuata unicamente in base a criteri di oggettività e trasparenza, garantendo pari opportunità ed evitando qualsiasi forma di favoritismo. La società si impegna a evitare ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi dipendenti. A tutti i dipendenti e collaboratori della società si richiede di impegnarsi ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti con il contratto di lavoro a quanto previsto dal presente Codice Etico, assicurando le prestazioni dovute e il rispetto degli impegni assunti nei confronti della società. Al contempo, a tutti i dipendenti e collaboratori della società si chiede il rispetto delle norme del Codice Etico e del Modello organizzativo/sistema di gestione assunto.

Tmp è impegnata nella creazione di valore sostenibile nel lungo periodo a tutela degli investimenti. Tale obiettivo è perseguito attraverso un efficace controllo dei rischi aziendali, con una gestione socialmente responsabile dei campi d’affari in cui opera e con il continuo impegno per l’efficienza della gestione, per l’uso sicuro ed efficiente dei capitali e per la salvaguardia del patrimonio aziendale. In conformità all’assoluto rispetto delle norme di legge vigenti in materia, è attuata la piena osservanza dei principi di veridicità e correttezza in relazione a qualunque documento giuridicamente rilevante, nel quale si evidenzino elementi economici, patrimoniali e finanziari relativi alla società. È fatto espresso divieto, attraverso qualsiasi condotta, di impedire od ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite agli altri organi sociali o alle società di revisione. Gli amministratori devono, nel rispetto della normativa vigente, garantire la massima visibilità dei fatti di gestione e garantire il pieno accesso alle informazioni, ai documenti e ai dati aziendali. Gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori che in funzione del ruolo ricoperto hanno accesso a informazioni “price sensitive” non disponibili al pubblico, non le sfrutteranno né le diffonderanno all’interno e all’esterno dell’azienda.

Ogni rapporto con le istituzioni locali è riconducibile a relazioni che intercorrono in forza di rapporti di lavoro, sia in termini di committenza in senso stretto, sia per eventuali autorizzazioni o comunicazioni per attività da svolgere in esterno. Particolare attenzione deve essere rivolta alla tracciabilità dei flussi finanziari e alla gestione dei rapporti con l’ente locale nell’ipotesi di rapporti commerciali e ancor più nell’ipotesi di gestione di contributi e finanziamenti pubblici. In entrambi i casi la Direzione provvederà a comunicare e trasmettere il Codice Etico all’amministrazione competente, individuando un responsabile per ogni commessa o iniziativa finanziata. In questi casi sarà affermato il principio della segregazione delle funzioni: le diverse fasi/attività del processo saranno gestite da attori diversi, in modo da poter contare su una forma di autocontrollo interno del processo. In ogni caso, le diverse funzioni coinvolte nel processo di richiesta, acquisizione, gestione e rendicontazione di finanziamenti e contributi pubblici/agevolati, saranno tenute a osservare le modalità operative dettagliate sia nella normativa interna nazionale e comunitaria, ma anche nelle norme comportamentali richiamate all’interno del Codice Comportamentale della società. In particolare si sancisce che i soggetti coinvolti nel processo responsabili di firmare atti o documenti con rilevanza all’esterno della società (es.: pratiche di richiesta, studi di fattibilità, piani di progetto, ecc.) devono essere formalmente delegati in tal senso con idonea procura, se trattasi di un dipendente della società o, nel caso di professionista esterno, tramite espressa previsione nella lettera di incarico.

Tmp si uniforma alle prescrizioni in materia di riservatezza dei dati personali di cui al Regolamento UE del 27 aprile 2016, n. 679 (in seguito, “GDPR”). L’azienda ritiene di fondamentale importanza la gestione dei flussi informativi attraverso un corretto trattamento, sia della produzione documentale e cartacea sia dei sistemi informatici, anche in coerenza alle specifiche policy aziendali prodotte dai responsabili informatici. Lo strumento informatico, sia esso portatile, postazione statica, palmare o altro strumento di telecomunicazione, è di proprietà dell'azienda e deve essere utilizzato unicamente per fini produttivi e lavorativi. Il dipendente non deve lasciare incustodito e accessibile a terzi lo strumento elettrico durante una sessione di trattamento. I sistemi informatici vanno tutelati, per cui è vietato, salvo autorizzazione del responsabile diretto, effettuare qualsiasi forma di download o scambio di programmi dalla rete. L'accesso alla Rete aziendale è consentito esclusivamente al personale dotato di specifiche credenziali di autenticazione. Le credenziali di autenticazione consistono in un codice per l'identificazione dell'utente e di una parola chiave. La Rete può essere utilizzata esclusivamente per fini professionali, in relazione alle specifiche mansioni assegnate al dipendente all'interno dell' Azienda. Allo stesso modo l’azienda ha elaborato un elenco di siti (Black List) a cui è vietato l’accesso. Allo stesso modo si sottolinea che la posta elettronica è uno strumento di lavoro per cui chiunque la utilizzi è tenuto ad adottare tutte le misure idonee per non interferire nel corretto funzionamento della stessa e per assicurare agli altri utenti il godimento del medesimo servizio. Non è consentito inviare o archiviare messaggi e allegati informatici (testo, audio, immagini, filmati, etc.) di natura oltraggiosa, discriminatoria per sesso, religione, origine etnica, appartenenza sindacale o politica o che comunque possono risultare offensivi della dignità umana. Non è consentito fornire a soggetti terzi non autorizzati l'accesso al servizio di posta elettronica aziendale. Il dipendente è tenuto a verificare l'effettivo funzionamento e l'operatività degli strumenti antivirus e affini e per nessun motivo è autorizzato a disattivarli. Si evidenzia preliminarmente che:

• con il termine “trattamento” ci si riferisce a una qualunque operazione effettuata sui dati, svolta con o senza l'ausilio di mezzi automatizzati, che abbia come oggetto la raccolta, la registrazione, la consultazione, l’elaborazione, la modifica, la diffusione, l’estrazione, la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca dati; il trattamento comprende l'intera vita del dato personale, dal momento della raccolta a quello della distruzione, abbracciando operazioni di utilizzo interno (organizzazione, conservazione, raffronto, ecc.) ed esterno (comunicazione, diffusione, interconnessione ad altre banche dati), e prescindendo sia dall'eventuale uso di strumenti informatici, sia dalla circostanza che il dato venga divulgato o elaborato nel senso stretto del termine; di conseguenza, si parla di trattamento sia nel caso in cui vengano utilizzati mezzi elettronici o comunque automatizzati, sia altri mezzi che richiedono l'esclusivo apporto umano;
• con il termine “dato personale” si fa riferimento a qualunque informazione relativa a persona fisica e giuridica, ente o associazione, siano esse informazioni nominative (come le generalità di una persona), o una qualunque altra informazione che possa rendere identificabile l'interessato, anche indirettamente (ad esempio codice fiscale, numero di matricola del dipendente);

L’azienda in accordo a quanto previsto dal GDPR vieta di inviare e-mail per fini promozionali a chi non ha mai chiesto di essere contattato e che non ha sottoscritto il consenso al trattamento specifico; è consentito inviare un’e-mail specifica nella quale venga chiesto il consenso e in questa e-mail non devono essere inserite offerte o promozioni. Se non si possiede una documentazione riguardo a chi ha dato il consenso, è necessario richiedere il consenso. In ogni e-mail promozionale ci deve essere il link per la cancellazione. Se vengono richiesti preventivi od offerte, l'utilizzo dei dati può essere al solo scopo di inviare il preventivo o l’offerta. L'accesso agli archivi contenenti dati personali è controllato. Le persone ammesse, a qualunque titolo, dopo l'orario di chiusura, sono identificate e registrate. Le persone che accedono ai suddetti archivi sono preventivamente autorizzate dal Responsabile al trattamento dei dati personali. Di seguito vengono descritte le norme a cui gli addetti devono attenersi nell’esecuzione dei compiti che implicano un trattamento di dati personali riferiti sia a persone fisiche che giuridiche. Preliminarmente va evidenziato che, al fine di evitare che soggetti estranei possano venire a conoscenza dei dati personali oggetto del trattamento, l’addetto deve osservare le seguenti regole di ordinaria diligenza, nonché tutte le altre ulteriori misure ritenute necessarie per garantire il rispetto di quanto disposto dalla normativa in ambito privacy:

• tutte le operazioni di trattamento devono essere effettuate in modo tale da garantire il rispetto delle misure di sicurezza, la massima riservatezza delle informazioni di cui si viene in possesso considerando tutti i dati confidenziali e, di norma, soggetti al segreto d’ufficio;
• le singole fasi di lavoro e la condotta da osservare devono consentire di evitare che i dati siano soggetti a rischi di perdita o distruzione, che vi possano accedere persone non autorizzate, che vengano svolte operazioni di trattamento non consentite o non conformi ai fini per i quali i dati stessi sono stati raccolti;
• in caso di allontanamento, anche temporaneo, dalla propria postazione di lavoro si devono porre in essere tutte le misure necessarie (es. blocco del pc) affinché soggetti terzi, anche se dipendenti, non possano accedere ai dati personali per i quali era in corso un qualunque tipo di trattamento, sia esso cartaceo che automatizzato;
• non devono essere eseguite operazioni di trattamento per fini non previsti tra i compiti assegnati dal diretto responsabile;
• devono essere svolte le sole operazioni di trattamento necessarie per il raggiungimento dei fini per i quali i dati sono stati raccolti;
• deve essere costantemente verificata l'esattezza dei dati trattati e la pertinenza rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi.

Quanto sopra descritto impone, in altri termini, di operare con la massima attenzione in tutte le fasi di trattamento, dall'esatta acquisizione dei dati, al loro aggiornamento, alla conservazione ed eventuale distruzione. Occorre, inoltre, precisare che è dovere del dipendente:

• non utilizzare in azienda risorse informatiche private (PC, periferiche, token, ecc.);
• non installare alcun software;
• non lasciare sulla scrivania informazioni riservate su qualunque supporto esse siano archiviate (carta, CD, dischetti, ecc.);
• richiamare le funzioni di sicurezza del sistema operativo e assicurarsi dell'attivazione della funzione Lock Workstation in caso di abbandono momentaneo del proprio PC o, in alternativa, impostare lo screen saver con password in modo che si attivi dopo max.5 minuti di inattività;
• non lasciare il computer portatile incustodito sul posto di lavoro (al termine dell’orario lavorativo, durante le pause di lavoro, o durante riunioni lontane dalla propria postazione);
• non lasciare incustoditi cellulari e palmari;
• non utilizzare fax e/o telefono per trasmettere informazioni riservate e personali se non si è assolutamente certi dell’identità dell’interlocutore o del destinatario e se esso non è legittimato a riceverle.

Fatte salve tutte le disposizioni dei paragrafi precedenti, di seguito vengono illustrate le ulteriori precauzioni da adottare nell’uso dei dispositivi portatili (device):

• conservare lo strumento in un luogo sicuro alla fine della giornata lavorativa;
• non lasciare mai incustodito il device in caso di utilizzo in ambito esterno all’azienda;
• avvertire tempestivamente l’Area IT, che darà le opportune indicazioni, in caso di furto di un device;
• essere sempre ben consapevole delle informazioni archiviate sul device il quale è maggiormente soggetto a furto e smarrimento rispetto alla postazione fissa;
• operare sempre nella massima riservatezza quando si utilizza il device in pubblico: i dati, e in particolare le password, potrebbero essere intercettati da osservatori indiscreti.

Al fine di prevenire eventuali accessi ai dati aziendali da parte di soggetti terzi non autorizzati, occorre adottare delle cautele nella trasmissione e riproduzione dei documenti contenenti dati personali. Quando le informazioni devono essere trasmesse telefonicamente occorre essere assolutamente certi dell’identità dell’interlocutore e verificare che esso sia legittimato a ottenere quanto domandato. In particolare, nel caso di richieste da parte di terzi può essere necessario, a seconda della natura dei dati richiesti, procedere nel seguente modo:

• chiedere il nome del chiamante e la motivazione della richiesta;
• richiedere il numero di telefono da cui l’interlocutore sta effettuando la chiamata;
• verificare che il numero dichiarato corrisponda a quello del chiamante;
• procedere immediatamente a richiamare la persona che ha richiesto l’informazione, accertandosi della identità dichiarata in precedenza.

Quando il dato deve essere inviato a mezzo fax, posta elettronica, SMS, messaggistica istantanea, ecc. e, in particolar modo, nel caso in cui vengano inviati documenti contenenti dati sensibili occorre:

• prestare la massima attenzione affinché il numero telefonico o l’indirizzo e-mail immessi siano corretti;
• verificare che non vi siano inceppamenti di carta o che dalla macchina non siano presi più fogli e attendere sempre il rapporto di trasmissione per un ulteriore verifica del numero del destinatario e della quantità di pagine inviate;
• nel caso di documenti inviati per posta elettronica accertarsi, prima di confermare l’invio, di avere allegato il file giusto;
• in caso di trasmissione di dati particolarmente delicati è opportuno anticipare l’invio chiamando il destinatario della comunicazione al fine di assicurare il ricevimento nelle mani del medesimo, evitando che terzi estranei o non autorizzati conoscano il contenuto della documentazione inviata.

Tutti coloro che provvedono alla duplicazione di documenti con stampanti, macchine fotocopiatrici o altre apparecchiature, in caso di copia erronea o non leggibile correttamente, da cui potrebbero essere desunti dati personali, sono tenuti a distruggere il documento mediante apposita macchina “distruggi documenti” o con qualunque altro mezzo che ne renda impossibile la ricostruzione in modo da escludere qualunque possibilità da parte di estranei di venire a conoscenza dei dati medesimi. Tutto il materiale cartaceo contenente dati personali non deve essere lasciato incustodito sulle scrivanie e, a fine lavoro, deve essere riposto in un luogo sicuro. Inoltre, occorre usare la medesima perizia nello svolgimento delle normali quotidiane operazioni di lavoro, per evitare che il materiale risulti facilmente visibile a persone terze o, comunque, ai non autorizzati al trattamento. In caso di trattamento di dati particolarmente sensibili (condizione di salute, dati giudiziari, ecc.), tutta la documentazione cartacea deve essere conservata in armadi/cassetti chiusi a chiave o stanze chiuse a chiave in caso di allontanamento, anche temporaneo, dalla postazione di lavoro. L’accesso a tutti i locali aziendali è consentito solo a personale preventivamente autorizzato dalla Titolarità. Con il presente capitolo portiamo all’attenzione degli incaricati la possibilità di questa azienda di effettuare controlli sulle proprie apparecchiature tecnologiche al fine di preservare la sicurezza informatica dei dati personali in esse contenuti. A tale proposito si sottolinea che la strumentazione tecnologica/informatica e quanto con essa creato è di proprietà dell’azienda in quanto mezzo di lavoro. È pertanto fatto divieto di utilizzo del mezzo tecnologico/informatico e delle trasmissioni interne ed esterne con esso effettuate per fini e interessi non strettamente coincidenti con quelli dell’azienda stessa. Nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza, le verifiche sugli strumenti informatici saranno realizzati dall’Azienda nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli utenti e del presente codice. In caso di anomalie, l’Azienda, per quanto possibile, privilegerà preliminari controlli anonimi e quindi riferiti a dati aggregati nell’ambito di intere strutture lavorative o di sue aree nelle quali si è verificata l’anomalia. In tali casi, il controllo si concluderà con un avviso al Responsabile della struttura dell’area aziendale interessata in cui è stato rilevato l’utilizzo anomalo degli strumenti aziendali affinché lo stesso inviti le strutture da lui dipendenti ad attenersi scrupolosamente ai compiti assegnati e alle istruzioni impartite. In caso di successive, perduranti anomalie, ovvero ravvisandone comunque la necessità, l’azienda si riserva di effettuare verifiche anche su base individuale, comunque finalizzate esclusivamente alla individuazione di eventuali condotte illecite. In nessun caso verranno realizzate verifiche prolungate, costanti o indiscriminate, fatte salve le verifiche atte a tutelare gli interessi aziendali.

Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione (per esempio, la consegna a tutti i collaboratori di copia del Codice, sezioni dedicate nell’intranet aziendale, inserimento di una nota informativa dell’adozione del Codice in tutti i contratti, pubblicazione del codice sul sito web aziendale, ecc.). Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a tutti i dipendenti, collaboratori e consulenti strategici, viene garantita attività formativa sugli elementi relativi ai principi e alle norme etiche aziendali. Tmp provvede a comunicare a ogni stakeholder il proprio Codice Etico, in modo che gli stessi possano segnalare eventuali violazioni o irregolarità. Nel caso di una segnalazione la direzione provvede a un’analisi, ascoltandone eventualmente l’autore e il responsabile della presunta violazione. Inoltre, tutti i dipendenti che vengano a conoscenza di notizie relative a comportamenti non in linea con quanto previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e dal Codice Etico emanati dalla società, hanno l’obbligo di informare la direzione. Tale obbligo, peraltro, rientra nel più ampio dovere di diligenza e fedeltà del prestatore di lavoro; il suo adempimento non potrà dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari e dovrà essere garantita la riservatezza a chi segnala eventuali violazioni al fine di eliminare la possibilità di ritorsioni. Le informazioni pervenute alla direzione saranno utilizzate ai fini di un miglioramento della pianificazione dell’attività di controllo e non impongono una verifica sistematica di tutti i fatti segnalati, essendo rimessa alla discrezionalità e responsabilità della direzione la decisione di attivarsi a seguito di una eventuale segnalazione. Le segnalazioni possono essere inviate con la seguente modalità: email: codiceetico@tmpweb.it

L’osservanza delle regole di condotta contenute nel Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti della società, per i dirigenti, i responsabili e per i collaboratori esterni della stessa. La violazione del Codice costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro. È previsto un sistema sanzionatorio nel pieno rispetto dell’art. 7, della legge 300 del 20 maggio 1970, di ogni altra normativa applicabile e di quanto stabilito dalla contrattazione collettiva. Per quanto riguarda invece i Collaboratori, i Fornitori e/o i soggetti aventi relazioni d’affari con Tmp, quale che sia il rapporto, anche temporaneo, l’inosservanza delle disposizioni del presente Codice Etico costituisce inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte, con ogni conseguenza di legge, e può quindi comportare l’applicazione dei rimedi contrattualmente previsti (a titolo esemplificativo, penali) ovvero - nei casi più gravi - la risoluzione del contratto e/o dell’incarico nonché il risarcimento dei danni eventualmente subiti.